Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponen Arsip Elektronik Menurut Para Ahli Lengkap

Posted on

Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponen Arsip Elektronik Menurut Para Ahli Lengkap – Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah suatu sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan digunakan kembali.

Pengertian Arsip Elekronik Menurut Para Ahli

Priansa dkk (2013:23)

Menurut Priansa dkk, Sistem Kearsiapan adalah suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Sugiarto (2005)

Menurut Sugiarto, Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan sistem kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang berfungsi untuk menyimpan dokumen, maka pada sistem kearsipan berbasis elektronik juga memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file digital.

Loading...

National Archives and Record Administration (NARA),

Menurut National Archives and Record Administration (NARA), Arsip Elekronik adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik disebut juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Electronic records adalah informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Australian Archives

Menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, Arsip Elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

Manfaat Arsip Elektronik

Menurut Sukoco (2006:112), ada beberapa sistem pengarsipan elektronik diantaranya yaitu:

  • Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
  • Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
  • Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
  • Kecil kemungkinan file akan hilang, hal tersebut karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprintnya tanpa dapat mengubahnya.
  • Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
  • Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
  • Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.
  • Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
  • Mudah dalam melakukan recovery data dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible.

Komponen Arsip Elektronik

Menurut Sugiarto, ada 3 (tiga) komponen dalam arsip elektronik, diantaranya yaitu:

Kabinet Virtual
Kabinet virtual adalah database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang digunakan pada sistem kearsipan konvensional, bedanya jika dalam kabinet maya kemampuan menampung datanya terbatas, sedangkan kobinet maya ini tidak terbatas, yang membatasi yaitu kemampuan fisik harddisk dalam menyimpan data digital. Adapun atribut dalam kabinet virtual, diantaranya yaitu:

  • Kode kabinet, berfungsi untuk mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
  • Nama Kabinet, berfungsi untuk mencatat nama kabinet seperti misalnya Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
  • Fungsi Kabinet, berfungsi untuk mencatat keterangan fungsi kabinet.
  • Lokasi, berfungsi untuk mencatat lokasi kabinet.

Map Virtual
Map virtual adalah database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Namun tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map virtual ini memiliki kemampuan tidak terbatas dalam menyimpan dokumen. Adapun atribut map virtual, diantaranya yaitu:

  • Kode Map, berfungsi untuk mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
  • Nama Map, berfungsi untuk mencatat nama map seperti misalnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan sebagainya.
  • Lokasi Map.
  • Keterangan dan lain sebagainya.

Lembaran Arsip
Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virtual, dapat berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media lain. Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya diantaranya yaitu:

  • Kode Arsip, berfungsi untuk mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan.
  • Nama Arsip, berfungsi untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip yang disimpan.
  • Klasifikasi, berfungsi untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya Penawaran Khusus, Rahasia dan sebagainya.
  • Tanggal Arsip, berfungsi untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat.
  • Tanggal terima, berfungsi untuk mencatat tanggal arsip tersebut di terima.
  • Pengirim, berfungsi untuk mencatat pengirim arsip.
  • Penerima, berfungsi untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip).
  • Gambar, berfungsi untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner jika ada.
  • Lokasi File, berfungsi untuk mencatat lokasi file di dalam harddisk.
  • Lokasi Fisik, berfungsi untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.

Demikian artikel pembahasan tentang “Pengertian Arsip Elektronik, Manfaat dan Komponen Arsip Elektronik Menurut Para Ahli Lengkap”, semoga bermanfaat dan jangan lupa ikuti postingan kami berikutnya.