Pengertian Sekretaris, Tugas, Fungsi, Tujuan dan Jenis Sekretaris Menurut Para Ahli Lengkap

Posted on

Pengertian Sekretaris, Tugas, Fungsi, Tujuan dan Jenis Sekretaris Menurut Para Ahli Lengkap – Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Nama sekretaris ini merujuk pada sebuah pekerjkaan kantor yang memiliki tugas menjalankan pekerjaan rutin, tugas administratif atau tugas pribadi dari atasannya.

Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Webster New Dictionary of American Language College

Menurut Webster New Dictionary of American Language College, Secretary is a person employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc, for organization or individual.

C.L Barnhart

Menurut C.L Barnhart, Sekretaris adalah orang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya, untuk perorangan atau organisasi; seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu; sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis; sebuah meja dan rak buku di atasnya.

Loading...

H.W Fowler dan F.G Fowler

Menurut H.W Fowler dan F.G Fowler, Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-masalah lain; pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat, perusahaan, atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya; menteri yang mengepalai kantor pemerintahan.

Louis C. Nahassy dan William Selden

Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden, Sekretaris adalah pegawai kantor yang karena kedudukannya memiliki tanggung jawab yang lebih daripada tanggung jawab seorang stenografer. Tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan ke dalam bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang berurusan dengan publik, menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian, serta memelihara atau mengarsip warkat-warkat dan surat-surat. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.

M.Braum dan Roman

Menurut M.Braum dan Roman, Sekretaris adalah pembantu dan seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dan pimpinannya tersebut.

Gie dalam Saiman (2002:25)

Menurut Gie dalam Saiman (2002:25), Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termaksud menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi.

Wursanto dalam Saiman (2002:25)

Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:25), Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris yaitu mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Lebih jelasnya, tugas sekretaris yaitu menjalankan pekerjaan rutin, tugas administratif atau tugas pribadi milik atasan. Sekretaris biasanya bekerja dibelakang meja dan sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Fungsi Sekretaris

Adapun fungsi sekretaris organisasi atau perusahaan terhadap atasan dan juga bawahan, diantaranya yaitu:

a. Fungsi Terhadap Atasan
Adapun fungsi sekretaris terhadap atasan yaitu:

  • Sebagai penentu kebijakan yang berdifat adil bagi pegawai, berkaitan dengan pengaturan posisi yang sesuai dengaan kehalian masing-masing
  • Sebagai sumber yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi tugas dan fungsinya
  • Sebagai penerus keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas
  • Sebagai alternatif pemikiran ide yang dikeluarkan pimpinan
  • Sebagai faktir penunjang dalam keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

b. Fungsi Terhadap Bawahan
Adapun fungsi sekretaris terhadap bawahan yaitu:

  • Sebagai sarana pemeri motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat bekerja dengan baik dan lancar sesuai tujuan yang diinginkan
  • Memberikan rasa bangga terhadap bawahannya dalam melakukan pekerjaan perusahaan atau organisasi
  • Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah yang dihadapi
  • Mengadakan pendekatan pada bawahan agar mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan keinginan bawahan.

Tujuan Sekretaris

Tujuan dibentuknya sekretaris dalam organisasi atau perusahaan yaitu:

  • Menjamin kelancaran berlangsungnya kegiatan organisasi/perusahaan dan bertanggung jawab dalam aktivitas rutin yang dilakukan perusahaan/organisasi dengan menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
  • Menjadi acuan utama pemimpin untuk merundingkanhal yang menjadi masalah dalam menjalankan pekerjaan perusahaan/organisasi.
  • Membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi
  • Meningkatkan citra atasan
  • Memperlancar kegiatan ketatausahaan dikantor seperti mengetik, kompiter, kearsipan dan penggandaan dokumen yang diperlukan suatu perusahaan.
  • Mempererat hubungan atasan dengan bawahan dalam hal komunikasi, atau dengan kata lain sebagai media penghubung antara atasan dan bawahan dalam perusahaan
  • Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyususnan jadwal kerja harian dalam perusahaan/organisasi.

Jenis-Jenis Sekretaris

Dalam Wursanti (2006:2), sekertaris dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya yaitu:

Sekretaris Organisasi

Sekretaris Organisasi atau sekretaris instasi, sekretaris perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga berkedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang kesekretariatan. Contoh sekretaris organisasi yaitu sekretaris jendral, sekretaris kabinet, sekretaris wilayah dan lain sebagainya.

Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan

Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seseorang yang mengejakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang dan bersifat pribadi. Dengan kata lain, sekretaris pribadi adalah seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.

Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seseorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perkantoran untuk pimpinan tertentu.

Demikian artikel tentang”Pengertian Sekretaris, Tugas, Fungsi, Tujuan dan Jenis Sekretaris Menurut Para Ahli Lengkap“, semoga bermanfaat.